Главная Менеджмент Конспекты лекций Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

10.4. Звітування про виконання проекту

Звітування про виконання включає збір і поширення інформації про те, як використовуються ресурси для досягнення цілей проекту, з метою забезпечення нею зацікавлених осіб. Цей процес включає:

• Складання звіту про стан - описання, в якій фазі на даний час перебуває проект.

• Звіти відносно просування - описання того, чого досягла команда проекту.

• Прогноз - завбачення майбутнього стану проекту та його розвитку.

Звіти про виконання в цілому повинні надавати інформацію стосовно змісту календарного плану, вартості та якості. Багато які проекти також вимагають інформації щодо ризику та закупівель. Звіти можуть бути всесторонніми або зорієнтованими на виключну ситуацію.

Рис. 10.3. Логічна схема звітування про виконання проекту

Вхідними даними для складання звіту про виконання проекту є:

1. План проекту він містить різні вхідні дані, які можна використовувати для оцінки виконання проекту.

2. Результати роботи – дані про те, які роботи виконані повністю, а які частково, які грошові кошти були витрачені, а які заощаджені і т.ін. Результати роботи мають бути відображені у звіті відповідно до плану управління інформаційним зв'язком. Точна, уніфікована інформація про результати роботи необхідна для складання звітів з виконання, що знадоблятся у майбутньому.

3. Інші записи по проекту.. Крім плану проекту та результатів роботи в рамках проекту інші документи також часто містять інформацію, яка стосується змісту проекту і яка має бути врахована при оцінці виконання проекту.

Для звітування про виконання проекту можуть використовуватися наступні методи та засоби:

1. Розгляд виконання проекту здійснюється на спеціальних нарадах, як правило, такі розгляди базуються на звітах про виконання, технології складання яких наведені далі.

2. Аналіз відхилень передбачає порівняння фактичних результатів проекту з плановими або очікуваними. Найчастіше аналізу піддають ціни та графіки, але відхилення від плану, змісту, якості та ризиків виявляються часто так само важливими, якщо не більше.

3. Аналіз тенденцій включає дослідження через певні відтинки часу результатів проекту з метою визначення того, чи поліпшується або погіршується виконання.

4. Аналіз освоєного обсягу є щонайбільш часто використовуваним методом контролю виконання. Він полягає у контролі показників змісту, вартості та календарного плану й допомагає команді менеджерів проекту оцінити виконання проекту.

Аналіз освоєного обсягу включає контроль таких трьох основних показників по кожній роботі:

• Бюджет, або бюджетна вартість запланованих робіт - частина затвердженого кошторису, що планується бути витраченою за певний період часу.

• Фактична вартість виконаних робіт - сума прямих і непрямих грошових витрат на виконання робіт за певний період часу.

• Освоєний обсяг, або бюджетна вартість виконаних робіт - відсоток загального бюджету, що дорівнює відсотку фактично виконаної роботи в рамках проекту. Ці три показники використовують в поєднанні, щоб визначити, чи буде робота завершена так, як планувалося, чи ні.

5. Методи та засоби поширення інформації. Звіти про виконання поширюються з використанням методів і засобів, описаних у пункті 10.1.3.1,

Результатами звітування про виконання проекту є:

1. Звіти про виконання проекту. Звіти про виконання проекту групують, підсумовують зібрану інформацію і подають результати аналізу. У звітах надані види інформації та рівень деталізації, необхідний для різних зацікавлених осіб, мають бути такими, як це задокументовано в плані управління інформаційним зв'язком.

Звичайні форми звітів про виконання проекту включають лінійні графіки (графіки Гантта), гістограми та таблиці.

2. Запити на зміну. Аналіз виконання проекту часто генерує запит на зміну деяких аспектів проекту.