Главная Менеджмент Конспекты лекций Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

10.3. Планування інформаційного зв'язку

Планування інформаційного зв'язку включає визначення інформаційних і комунікаційних потреб зацікавлених осіб: хто в якій інформації має потребу, коли вона їм знадобиться і як вона до них надходитиме. Усі проекти потребують передачі проектної інформації, але інформаційні потреби і методи поширення широко варіюються. Визначення потреб зацікавлених осіб в інформації і відповідних способів задоволення їх є важливим чинником успішного виконання проекту.

У більшості проектів значна частина планування комунікацій виконується в самих ранніх фазах проекту. Проте, результати цього процесу повинні регулярно переглядатися і коригуватися в разі необхідності, щоб гарантувати безперервне їх застосування.

Планування інформаційного зв'язку часто тісно зв'язане з організаційним плануванням (описаним у підрозділі 9.1), оскільки організаційна структура проекту значно впливає на комунікаційні вимоги проекту.

Рис.10.2. Логічна схема планування інформаційного зв’язку

Вхідними даними для планування інформаційного зв'язку є:

1. Вимоги до комунікацій - це загальна кількість інформаційних потреб зацікавлених осіб проекту. Вимоги визначаються типом і обсягом необхідної інформації в поєднанні з її цінністю. Ресурси проекту повинні витрачатися на передачу тільки такої інформації, яка сприятиме успіху, а відсутність останньої може призвести до невдачі. Для визначення проектних вимог до комунікацій необхідна інформація з таких питань:

• Проектна організація та взаємні обов'язки зацікавлених осіб.

• Напрямки діяльності, відділи та спеціальності, що включені до проекту.

• Логічне рішення про те, який штат необхідний для виконання проекту і його розстановка.

• Зовнішні інформаційні зв'язки (наприклад, із засобами масової Інформації).

2. Технологія передачі інформації. Прийоми та способи, що використовуються для інформаційного зв'язку між елементами проекту, можуть істотно варіюватися: від коротких звітів до розширених засідань, від простих документів до швидко доступних календарних планів і баз даних. Чинники технології передачі інформації, які можуть впливати на виконання проекту:

• Невідкладна потреба в інформації - успіх виконання проекту залежить від того, наскільки часто виправлена інформація доступна на момент запиту, чи задовільні звіти проекту?

• Доступність технології - чи вистачає систем, які вже діють, або може будуть потрібними якісь зміни?

• Очікуваний персонал — чи відповідають пропоновані комунікаційні системи досвіду і знанням учасників проекту, або може буде потрібним подальше навчання останніх?

• Тривалість проекту - чи необхідно міняти діючу технологію на новітню перед завершенням проекту?

3. Обмеження - це чинники, що обмежують вибір команди менеджерів проекту. Наприклад, якщо закуповуватимуться важливі ресурси для проекту, то можна буде ретельніше розглянути відстежування проектної інформації за контрактом.

Якщо проект виконується за контрактом, існують певні контрактні умови, які впливають на планування комунікацій.

4. Допущення - це чинники, що для цілей планування розглядаються як істинні, реальні або визначені. Допущення звичайно привносять певну міру ризику.

Для планування інформаційного зв'язку використовуються наступні методи та засоби

1. Аналіз потреб зацікавлених осіб. Потреби в інформації різних зацікавлених осіб мають бути проаналізовані, для того щоб розробити методичний і логічний огляд потреб в інформації і джерел для задоволення останніх. Аналіз передбачає також розгляд придатних для даного проекту методів і технологій, завдяки яким надходитиме необхідна інформація. Слід уникати зайвих витрат на некорисну інформацію чи невідповідну технологію.

Результати планування інформаційного зв'язку:

1. План управління комунікаціями -це документ, в якому відображені:

• Структура збору і зберігання інформації - детальне описання того, які методи використовуватимуться для збору і зберігання різних типів інформації. Процедури повинні також передбачати збір і поширення вже відкоригованого попереднього матеріалу.

• Структура поширення - детальне описання того, кому адресована інформація (звіти про стани, дані, календарний план, технічна документація тощо) і які методи при цьому будуть використані (письмові звіти, наради і т.ін.). Ця структура має поєднуватися з відповідальністю і звітністю, описаною в організаційному графіку проекту.

• Описання поширюваної інформації, включаючи обсяг, зміст, рівень деталізації та використовувані угоди-визначення.

• Виробничі календарні плани, в яких інформується, коли який зв'язок здійснюватиметься.

• Методи доступу до інформації, що йтиме запланованими каналами.

• Метод коригування й удосконалення плану управління інформаційним зв'язком у процесі просування та розвитку проекту.

План управління комунікаціями може бути формальний і неформальний, детальний і широко окреслений, але завжди заснований на потребах проекту. Він є додатковим елементом загального плану проекту (описаного в підрозділі 4.1).