Главная Бухгалтерский учет, аудит Книги Бухгалтерський облік у бюджетних установах - Джога Р.Т.

Бухгалтерський облік у бюджетних установах - Джога Р.Т.

3.5. Облік розрахунків з підзвітними особами

Значна частина готівкових коштів у бюджетних установах видається через підзвітних осіб.

Підзвітні особи — це працівники установи, що отримують грошові кошти під звіт на майбутні витрати.

Підзвітні суми в бюджетних установах видаються у вигляді авансу на такі цілі: господарські витрати, службові відрядження й наукові експедиції, на виплату заробітної плати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою до каси по закінченні трьох робочих днів.

Готівкові кошти видаються під звіт лише за дозволом керівника установи й попереднього звітування за раніше отримані аванси.

Аванс — це розрахункова сума коштів на передбачені витрати. Аванс може бути виданий готівкою з каси установи, чеком з рахунків у банківських установах, а також грошовим переказом через органи зв’язку, якщо відрядженій особі продовжується термін відрядження.

Видача авансу на господарські потреби розраховується на основі даних інформації щодо вартості відповідних матеріальних цінностей. Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється кошторисними призначеннями бюджетної установи, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 19.02.2001 № 72.

Готівка з каси на господарські потреби установи видається за відсутності заборгованості за авансовими сумами конкретної підзвітної особи, отриманими раніше. На заяві працівника на видачу готівки під звіт ставиться дозвільний підпис керівника установи. Підзвітна особа зобов’язана подати до бухгалтерії установи звіт про витрачання одержаних у касі сум, а також залишок невикористаної готівки в такі строки:

• на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини — протягом десяти робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
• на всі інші господарські потреби — наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо працівник установи придбав за власні готівкові кошти товари (продукцію, послуги) або використав ці кошти у відрядженні для потреб установи, він звітує за витрачені кошти в зазначеному щойно порядку.

Якщо установа порушує зазначену норму Положення і видає працівникові готівку, не отримавши від нього звіту про раніше видані суми, то незалежно від того, закінчився чи ні термін, на який було видано грошові кошти, установа штрафується в розмірі 25 % виданої під звіт суми. Крім того, на посадових осіб, відповідальних за ведення касових операцій, накладається адміністративний штраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. У разі перевищення встановлених термінів подання авансових звітів про використання виданої під звіт готівки до установи застосовується фінансова санкція у вигляді штрафу в розмірі 25 % виданих під звіт сум, а також до працівника — сума його заборгованості з підзвітних коштів включається до складу сукупного доходу, отриманого за основним місцем роботи, і обкладається прибутковим податком.

Основна маса авансових сум у бюджетних установах видається під звіт на службові відрядження.

Службове відрядження — це поїздка працівника установи за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

Порядок оплати службових відряджень установлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою Наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 із подальшими змінами.

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий характер і включаються до видатків за загальним та спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю установи.

Установа, відправляючи працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. У разі відрядження за кордон зазначаються умови перебування за кордоном (коли йдеться про поїздку за запрошенням, додається копія останнього з перекладом), складається кошторис витрат. Далі працівникові оформлюється посвідчення про відрядження (табл. 3.13), форму якого затверджено наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260, в яке вносяться позначки про вибуття і прибуття до місць призначення. Це посвідчення реєструється в журналі реєстрації посвідчень про відрядження (форму журналу встановлено інструкцією про відрядження). Позначки про відрядження в межах України (дати прибуття й вибуття), що їх проставляє посадова особа, призначена наказом керівника, скріплюються підписом і печаткою. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за позначками в посвідченні. При цьому днем вибуття відрядженого вважається день відправлення, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до постійного місця роботи.

У разі відрядження за кордон з повним прикордонним контролем день прибуття й вибуття визначається за позначками в закордонному паспорті (або документі, що його замінює), проставленими в контрольно-пропускних пунктах прикордонних військ.

Таблиця 3.13

ЗАТВЕРДЖЕНО наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 14.07.97 № 311/2115

ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

Державний герб України

Штамп підприємства, установи, організації

Видано Клименко Ользі Миколаївні

(прізвище, ім’я, по батькові)

начальник навчального відділу

(посада, місце роботи)

відрядженому до м. Львова

(пункти призначень)

Львівський Державний університет

(найменування підприємства, установи, організації)

Термін відрядження 5 днів методична конференція

(мета відрядження)

Підстава: Наказ від 7 лютого 2002 р. № 54

Дійсне за пред’явлення паспорта серії СН-451296 №

Керівник

М. П.

ЗВОРОТНА СТОРОНА ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

Позначки про вибуття у відрядження, прибуття в пункти призначень, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи

Термін відрядження в межах України, який встановлює керівник установи, не може перевищувати 30 календарних днів, а закордонного — 60 календарних днів. Виняток становить направлення за кордон на навчання, стажування, підвищення кваліфікації на двосторонній основі (міждержавній) військовослужбовців, аспірантів і студентів відповідно до підписаних сторонами угод.

Установа, що посилає працівника у відрядження в межах України, забезпечує його коштами у вигляді авансу на поточні потреби (добові, витрати на наймання житла, проїзд, користування постільними речами в поїздах, бронювання місць у готелях).

За кожний день (включаючи день приїзду й день від’їзду) перебування працівника у відрядженні в межах України з урахуванням вихідних, святкових і неробочих днів і часу перебування в дорозі, виплачуються добові згідно з граничними нормами, установленими Постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663, незалежно від статусу населеного пункту (18 грн).

Кількість днів відрядження для виплати добових визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

У разі відрядження працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

За наявності підтверджувальних документів установа відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, але не більш як 80 грн.

Вартість харчування, включена в підтверджувальні документи на проживання в готелях, працівникам бюджетних установ не відшкодовується.

Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелі в розмірі не більш як 50 % його вартості за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження та назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

У разі відрядження працівників за кордон установи забезпечують їх коштами в національній валюті країни, куди відправляється працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах, зумовлених реальними потребами в країні перебування згідно з установленими нормами. Якщо аванс видається не в доларах США, а в національній валюті, то спочатку граничні норми добових, установлені у гривнях, перераховуються в долари США застосуванням прогнозного курсу, а далі сума в доларах перемножується на крос-курс, розрахований за офіційним курсом на день видачі авансу.

Наприклад, норма добових до Німеччини становить 252 грн.

Прогнозний офіційний курс обміну гривні до долара США на поточний рік — 6,10. Перерахунок:

252 : 6,30 = 40,00 (дол. США).

У разі потреби авансування коштами в національній валюті країни, куди відправляється працівник, перерахунок граничної норми, розрахованої в доларах США, у валюту цієї країни здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим Національним банком України офіційним обмінним валютним курсом національної валюти України відповідної валюти й долара США на день видачі авансу.

Граничні норми добових витрат, норми добових витрат та граничні норми відшкодування витрат на наймання житлових приміщень для державних службовців, а також інших працівників установ та організацій, що утримуються за рахунок коштів бюджету, коли йдеться про відрядження за межі України, у разі зміни прогнозного офіційного обмінного курсу національної валюти до долара США, за поданням Міністерства фінансів України переглядаються після ухвалення Закону України «Про державний бюджет» на наступний рік.

Авансова сума коштів для виплати на відрядження за кордон отримується згідно з Правилами використання готівкової іноземної валюти на території України від 26.03.98 № 119. При цьому для отримання іноземної валюти готівкою з поточного рахунка установа подає до вповноваженого банку розрахунок передбачених витрат, в якому зазначаються:

• номер і дата наказу;
• прізвище, ім’я, по батькові осіб, які виїжджають за кордон;
• термін перебування за кордоном;
• розрахунок витрат.

Крім того, надається доручення на отримання валюти на відрядження в касі вповноваженого банку (табл. 3.14).

Таблиця 3.14

У разі відрядження в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додаткові обмеження витрат (табл. 3.15).

Таблиця 3.15

ДОДАТКОВІ ОБМЕЖЕННЯ ВИТРАТ НА СЛУЖБОВІ ВІДРЯДЖЕННЯ ПРАЦІВНИКІВ БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ

Порядок видачі та використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріалами про порядок організації, проведення й оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.

Видатки на наукові експедиції здійснюються через підзвітних осіб авансом відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедиції. Авансові суми видаються начальникам експедицій чи загонів на виплату заробітної плати, оплати проїзду членів експедиції до місця роботи експедиції та назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транспортом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання приміщення для тимчасових комор, лабораторій, на придбання паливно-мастильних матеріалів, а також малоцінного інвентарю для потреб експедицій, поштово-телеграфних витрат, на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами, та інших витрат.

За фактом витрачання коштів на відрядження як у межах України, так і за кордоном підзвітна особа складає авансовий звіт (табл. 3.16).

Таблиця 3.16

Зворотний бік авансового звіту

До авансового звіту обов’язково додаються виправдовувальні документи: посвідчення на відрядження, проїзні документи (транспортні квитки, багажні квитанції, страхові документи), документи про наймання житла, чеки, квитанції.

Авансовий звіт подається протягом трьох днів після повернення з відрядження. Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи в термін здавання авансового звіту й повертається до каси у валюті, в якій було видано аванс. Якщо працівник під час відрядження використав корпоративні пластикові картки міжнародних платіжних систем, то звітувати він повинен не пізніше 10-ти робочих днів, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) — 20-ти робочих днів. Заборгованість працівників установи в разі неповернення у встановлений термін виданого під звіт на службове відрядження авансу в національній валюті України за рішенням керівника установи підлягає утриманню з заробітної плати. В іноземній валюті така заборгованість стягується з працівника в сумі, еквівалентній потрійній сумі, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.

У бухгалтерії установи здійснюється арифметична перевірка авансових звітів: перевіряється правильність оформлення первинних документів, законність здійснених видатків. Керівник установи зобов’язаний не пізніш як за три робочі дні прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.

Облік розрахунків з підзвітними особами здійснюється на активному рахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом зазначеного рахунка фіксуються суми, видані під звіт, а також суми перевитрат, що їх відшкодовує підзвітна особа, за кредитом — витрати суми авансу й повернені залишки підзвітних сум.

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформлюються такими бухгалтерськими проведеннями:

Видача авансу підзвітній особі:

Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків № 301, 302

Списання на видатки установи затвердженої суми витрат згідно з поданим авансовим звітом:

Дебет субрахунків № 801, 811 Кредит субрахунка № 362

Повернення невикористаного залишку авансу до каси установи:

Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», ф. № 386 (бюджет), за кодами економічної класифікації видатків (табл. 3.17).

Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за даною формою.

Залишок на кінець місяця за субрахунком № 362 розраховується як загальний, так і окремо за кожною підзвітною особою за кодами економічної класифікації видатків. При цьому він може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Дебетовий залишок вказує на наявність в обліку авансових сум, за якими ще не подано звіти, кредитовий відбиває розмір перевитрат за авансовими звітами порівняно із сумами, отриманими під звіт.

У балансі бюджетних установ дебетове сальдо показується у складі оборотних активів, кредитове — у складі зобов’язань установи.

Схему відображення в обліку розрахунків з відрядженими особами наведено на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Схема облікового процесу розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями

Таблиця 3.17

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 8

за березень 2002 р.

НАКОПИЧУВАЛЬНА ВІДОМІСТЬ ЗА РОЗРАХУНКАМИ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ

Виконавець: ________ _______ _______________ Перевірив: __________ ___________ ______________

(посада) (підпис) (ініціали і прізвище) (посада) (підпис) (ініціали і прізвище)

Головний бухгалтер: ________ ___________________ «___» ______________ 20 ___ р. Додаток на ________ аркушах

(посада) (ініціали і прізвище)