Главная Менеджмент Конспекты лекций Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

4.7. Структура розподілу (декомпозиція) робіт (СРР)

Планування є дуже важливим для проектів, оскільки проект, за визначенням, охоплює такі елементи, які раніше ніким не виконувались. Тому, фаза планування включає в себе велику кількість різних процесів. Але це не означає, що управління проектами — це в основному планування. Обсяг зусиль, витрачених на планування, повинен відповідати розміру проекту та здоровому глузду.

Найкращий шлях для встановлення завдань, необхідних для досягнення мети проекту, – декомпозиція проекту на доступні для контролю та управління частини. Для цього використовується структура робіт (work breakdown structure) – ієрархічна структура декомпозиції робіт проекту, доки весь проект не буде представлений як мережа окремих робіт. Структура робіт допоможе вам визначити завдання та суб-завдання, термін виконання кожної роботи найбільш зручним чином, через побудову графічної схеми. Повний обсяг робіт за проектом розташований на вершині схеми і потім підрозділяється на підсистеми нижчих рівнів. На найнижчому рівні — так званий пакет робіт – сукупність найпростіших операцій. Нижче наведена структура робіт для видання та розповсюдження буклету.

Після того, як ви підготуєте схему структури робіт, на її основі буде легко визначити терміни виконання завдань, необхідні для цього ресурси та кошти.

Структура розподілу (декомпозиція) робіт (WorkBreakdownStructure – WBS) – ієрархічна структура розподілу проекту на підпроекти, пакети робіт різного рівня, пакети детальних робіт. СРР є засобом для створення системи управління проектом, тому що дозволяє вирішувати проблеми організації робіт, розподілу відповідальності, оцінки варотості, створення системи звітності тощо.

Основою декомпозиції СРР можуть бути:

• компоненти товару (послуги, направлення діяльності), який буде створено в результаті реалізації проекту;
• процесні або функціональні елементи діяльності організації, що реалізує проект;
• етапи життєвого циклу проекту, основні фази;
• підрозділи організаційної структури;
• географічне розміщення.

Основні етапи побудови СРР та можливості її використання:

1) розподіл та класифікація робіт проекту на підставі заданих критеріїв. Робота в плані проекту - це деяка діяльність, необхідна для досягнення конкретних результатів (кінцевих продуктів нижнього рівня). Момент закінчення роботи означає факт одержання кінцевого продукту (результату роботи). Робота є базовим поняттям і надає основу для організації даних у системах управління проектами. На практиці для посилання на детальний рівень робіт часто використовується термін задача. У загальному значенні ці два терміни є синонімами.

2) з метою автоматизації СРР кожному елементу декомпозиції надається назва або код;

3) для кожної роботи визначаються постачальники, виконавці, тривалість робіт, обсяги, бюджет, витрати, обладнання, матеріали тощо;

4) побудова матриці відповідальності;

• перевірка правильності декомпозиції шляхом критичного аналізу з виконавцями робіт.

Розробка СРР може здійснюватись або зверху до низу, або навпаки, або поєднуються ці два підходи. Для збору необхідної інформації може використовуватись методика “мозкового штурму” до якого залучаються члени команди та представники інших зацікавлених сторін проекту.

Найбільш типовими помилками структуризації проекту є наступні:

• пропуск стадії структуризації і перехід безпосередньо до вирішення поточних оперативних проблем проекту;
• використання для структуризації замість кінцевих продуктів та ресурсів, що використовуються для проекту тільки функцій, фаз або організаційних підрозділів;
• повторення елементів структури;
• відсутність інтеграції структури проекту з системою ведення бухгалтерських рахунків та системою проектно-кошторисної документації;
• надмірна або недостатня деталізація;
• неможливість комп’ютерної обробки результатів структуризації через помилки формального характеру (кожен елемент повинен бути відповідним чином закодованим).

Безпосередньо після побудови СРР та ССО визначають основні віхи проекту. Віха - подія або дата в ході здійснення проекту. Віха використовується для відображення стану завершення робіт. У контексті проекту менеджери використовують віхи для того, щоб позначити важливі проміжні результати, що повинні бути досягнуті в процесі реалізації проекту. Послідовність віх, визначених менеджером, часто називається план по віхах. На відміну від робіт віхи не мають визначеної тривалості, для їх оцінки використовуються тільки критерії “виконано” або “не виконано”. Дати досягнення відповідних віх утворять календарний план по віхах.