Главная Менеджмент Конспекты лекций Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

Управління спецпроектами (конспект лекцій НУДПСУ)

4.4. Види та задачі планування

Узагалі задачі планування, що розв’язуються будь-якою організацією можна поділити на довгострокові, середньострокові або короткострокові (оперативні).

Задачі середньострокового планування: Робота за укладеними договорами; незначні варіації виробленої продукції - у рамках наявної технології. Рішення на цьому рівні - формування портфеля договорів, формування субдоговоров, об'ємно-календарне планування, незначні зміни технології, звільнення або наймання робочої сили. Тривалість складає 3-18 місяців.

Задачі короткострокового або оперативного планування це виконання об'ємно-календарних планів, розрахунок фактичної собівартості, моніторинг виробничих графіків. Рішення цього рівня - формування необхідної для щоденної діяльності документації - накази, звіти й ін. Тривалість - від декількох днів до декількох місяців.

Розв’язання названих задач потребує детального опису всіх процесів проекту. Однак слід зазначити, що повний і всебічний опис внутрішніх процесів організації в той же час не дозволяє контролювати повною мірою проекти, що виходять за рамки даної організаційної структури. Наприклад, проект, реалізований із залученням сторонніх організацій, що, у свою чергу, залучають субпідрядників і складає з десятків або навіть сотень операцій, вимагає докладної інформації: що потрібно робити в кожен момент часу і хто саме повинний це робити, паралельно здійснюючи контроль за ходом або завершенням окремих операцій.

Кожен проект по-своєму унікальний. Отже, реалізація проектів пов'язана з високим ступенем невизначеності в оцінках обсягів робіт, тимчасових і вартісних параметрів. Крім того, успішна реалізація проекту в значній мірі залежить від результатів діяльності постачальників і субпідрядників. Не секрет, що керувати проектною діяльністю значно складніше ніж поточним, повторюваним виробництвом . Задачі аналізу стану робіт, виявлення тенденцій витрат бюджету, прогнозування, перепланування, перерозподілу і координації робіт стають не менш важливими, ніж задачі обліку. Причому для прийняття обґрунтованих і оперативних рішень керівництву часто необхідно в короткий термін прорахувати і порівняти кілька варіантів планів. Виявляється, що програмне забезпечення управління ресурсами всього підприємства занадто громіздко і не забезпечує необхідної гнучкості. Крім того, багато спеціалізованих функцій управління проектами і звітності по проектах у ньому просто відсутні.

Сучасна організація може існувати й успішно конкурувати на ринку лише за умови постійного розвитку й адаптації до умов ведення бізнесу. А це означає, що керівництво компанії, під час планування визначеної мети, постійно зіштовхується з відповідними управлінськими проблемами - як спланувати роботи в часі, які будуть потрібні ресурси, скільки ресурсів і коли саме, скільки це буде коштувати, коли відбуватимуться розрахунки з партнерами. Всі ці питання пов'язані з непевністю, що завжди присутня при реалізації проектів.

Аналізуючи роботу будь-якої організації, практично завжди можна виділити два види діяльності, що існують паралельно:

• здійснення потокових, повторюваних операцій;
• реалізація проектів, спрямованих на досягнення визначених цілей у рамках тимчасових і бюджетних обмежень.

У сучасній організації важко знайти співробітників, що виконують фіксований обсяг робіт. Поточне робоче завантаження більшості співробітників змінюються в залежності від проектів, у яких вони беруть участь. Будь-яку діяльність потрібно планувати і контролювати.

В той же час, існують області діяльності, де реалізація проектів є основним видом організації робіт (наприклад, будівельна індустрія, унікальне, штучне виробництво, розробка інформаційних систем). Великі проекти можуть плануватися і здійснюватися в рамках декількох організацій.

Точне формулювання цілей і ефективне їхнє досягнення є запорукою успішного розвитку будь-якої компанії. Процвітаюча компанія сьогодні - це компанія, що успішно реалізує проекти.

Проект - засіб, організаційна форма досягнення цілей. Зазвичай, проекти ініціюються усередині компаній, але можуть припускати участь декількох зацікавлених організацій. Для виконання робіт по проекту залучаються виконавці, устаткування і матеріальні ресурси. Проекти, як правило, реалізується в рамках тимчасових і бюджетних обмежень. Проект передбачає наявність плану досягнення поставлених цілей (комплексу робіт). а також наявність системи повноважень і відповідальності за досягнення цілей на чолі з менеджером проекту.

Впровадження єдиної системи планування і управління проектами допоможе істотно підвищити ефективність реалізації проектів.

У основі методів планування і управління проектами лежить припущення, що всю діяльність можна розбити на невеличкі задачи, що піддаються контролю. І тоді усю формальну інформацію, що використовується менеджером, можна звести до інформації про задачі, що необхідно виконати для досягнення поставлених цілей, і ресурси, що будуть потрібні для виконання цих задач. Система управління проектами (УП) містить набір функціональних засобів, що допомагають менеджеру спланувати роботи, отримавши тимчасові, ресурсні та вартісні оцінки для комплексу робіт, а потім, у процесі виконання, відслідковувати хід робіт і коригувати план. Ці методи використовують оцінки необхідних обсягів робіт, і дозволяють менеджеру регулювати виконання робіт у часі, вартість робіт, склад робіт, якість й організаційну структуру виконання.

Система управління проектами являє собою організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних і інформаційних засобів, спрямованих на підтримку і підвищення ефективності процесів планування і реалізації проектів.

Старанно складена інформаційна модель надає керівництву і членам команди можливість приймати прийнятні й обгрунтовані рішення протягом усього проектного циклу.

Інформаційна модель проекту, розроблена на початковій стадії планування, піддається надалі переробці в процесі його реалізації. Таким чином, базові методики календарного планування використовуються протягом усього життєвого циклу проекту.

Основні переваги використання інформаційної системи для управління проектами полягають:

• у централізованому збереженні інформації по графіку робіт, ресурсам і вартості;
• можливості швидкого аналізу впливу змін на графік, ресурсному забезпеченні і фінансуванні плану проекту;
• можливості автоматизованої генерації звітів і графічних діаграм, розробки документації по проекту.