Главная Бух. учет, аудит Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу - Сопко В.

Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу - Сопко В.

1.4. Основи організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації

Неодмінною умовою вдосконалення управління є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі автоматизованої системи обліку, контролю й аналізу з використанням автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ).

Одним з найважливіших завдань у цій справі є подальший розвиток і вдосконалення інформаційних систем підприємств із використанням нових засобів управління та сучасних технічних засобів. Відповідно до цього має змінитися роль бухгалтерського обліку, а отже, методологічні та методичні його аспекти потребуватимуть коригування. Бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація в умовах автоматизованої системи обробки інформації використовуються значно ширше, ніж у разі ручної обробки даних.

Змінюється й цільове призначення бухгалтерського обліку. Він дедалі більше стає складовою управлінської системи підприємства.

Процес автоматизації бухгалтерського обліку має розвиватися за умови комплексного, системного та цілеспрямованого підходу з орієнтацією на потреби відповідної ланки управління підприємства.

Система управління має виконувати провідну роль в організації бухгалтерського обліку, що є забезпечувальною ланкою у фінансово-господарській діяльності підприємства. Бухгалтерський облік доповнює інші інформаційні системи, причому основну частину вхідної інформації він дістає безпосередньо із цих систем. Перетворившись на одну з кількох інформаційних підсистем, взаємозв’язаних як на рівні вирішення завдань, так і на рівні всієї інформаційної системи підприємства, бухгалтерський облік відіграє одну з основних функцій управління в умовах застосування автоматизованих систем. Успіх у здійсненні управлінської функції при цьому істотно залежить від правильного встановлення взаємозв’язків задач.

У разі комплексного підходу до організації бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації відбувається перехід від організації окремих елементів до організації цілісних наборів елементів інформаційних систем, а також налагодження взаємозв’язків між окремими підсистемами і комплексами завдань.

Комплексний підхід в автоматизації бухгалтерського обліку в сучасних умовах має реалізовуватися у вирішенні сформульованих далі завдань.

• Визначення ролі і місця бухгалтерського обліку в системі управління підприємством.
• Класифікації типів комплексів завдань, а також завдань інформаційної системи обліку, контролю та аналізу.
• Виокремлення ієрархічних рівнів, які вирішуються в інформаційній системі обліку, а також з’ясування характеру системотвірних зв’язків між ними, елементами, комплексами завдань і завданнями.
• Установлення умов і меж чинності інформаційної системи обліку.
• Контроль і аналіз.
• Побудова концептуальної моделі автоматизованої обробки облікової інформації.
• Створення інформаційної мови бухгалтера, яка дасть змогу користувачеві працювати в діалоговому режимі.
• Комплексний перегляд теоретичних і методологічних основ бухгалтерського обліку.
• Системне вирішення завдань обліку, контролю та аналізу.
• Використання засобів моделювання облікового, контрольного і аналітичного процесів.
• Організація автоматизованої системи дослідження; прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства.
• Розробка сучасних засобів спілкування в діалоговому режимі з інформаційною системою обліку, контролю і аналізу.
• Створення на основі комплексного підходу автоматизованої системи прийняття управлінського рішення.

Розробка облікової інформації — не кінцева мета, а лише частина облікової функції системи. Важливим завданням є створення такого засобу передавання інформації конкретним користувачам, що дає змогу їм правильно сприйняти інформацію і зрозуміти її потенційну корисність. Це насущне завдання, оскільки в разі невдалого подання даних навіть дуже цінна інформація може втратити свою вагу. Тоді успіх у здійсненні облікової функції багато в чому залежить від правильної побудови комунікаційних процесів.

В умовах автоматизованої обробки даних на організацію обліку істотно впливає теорія комунікації. Адже облік можна подати як інтегровану систему збирання, обробки, зберігання й передавання облікової інформації, а основні принципи теорії комунікації дають змогу виробити найбільш оптимальні обсяги, терміни та напрями інформаційних потоків в обліку.

Як одиниця комунікації обліковець несе відповідальність за формування облікових показників і передавання їх користувачам. Для цього він має передусім визначити тип необхідних для користувачів блоків інформації, оскільки лише потреба в інформації є, по суті, виправданням для встановлення комунікації. Як одиниця інформаційної системи обліковець виконує водночас і такі функції: джерела інформації, передавача, користувача блоків, які передають інформацію за допомогою різноманітних механізмів зворотного зв’язку. Як комунікаційна одиниця користувач облікової інформації поєднує в собі всі частини комунікаційної системи.

Користувач облікової інформації виконує дві першочергові функції: інтерпретує облікову інформацію і використовує її. Від інших функцій управління бухгалтерський облік відрізняється своїми цілями, задачами і засобами їх розв’язування. Це дає підстави розмежувати різні функції обліку, особливо коли організовано АРМ бухгалтера, щоб не дублювати розв’язування одних і тих самих задач. Правильне формування задач, їх взаємозв’язок дають можливість на основі автоматизації розв’язувати облікові, контрольні та аналітичні задачі в управлінні.

Інформаційна система обліку, контролю та аналізу має органічно вливатися в загальну систему управління підприємством, характеризуватися взаємоузгодженістю між комплексами задач і задачами та іншими інформаційними системами підприємства, включати в себе задачі обліку, контролю, аналізу і внутрішнього аудиту. Кожна задача характеризується функцією управління, в рамках якої вона вирішується; ресурсом, який вона відображає, та його станом; підрозділом, до якого належить ресурс; періодом часу, за який відображається рух ресурсу.

Сукупність вихідних показників однозначно визначає зміст задачі. Функціональні задачі взаємодіють на інформаційній основі. Обмін інформацією між задачами під час функціонування АРМБ можливий за наявності класифікаційного переліку задач. Класифікація задач допомагає вдосконалити методологію обліку, а це, у свою чергу, має позитивний вплив на технологію обробки даних за допомогою АРМБ. Розмежування за класифікаційними ознаками дає змогу локалізувати однорідні задачі, щоб типізувати їх обробку, вивчити та використати в управлінні їх особливості, встановити закономірності інформаційних зв’язків.

Задачі бухгалтерського обліку можна класифікувати за певними ознаками залежно від практичних потреб. Найважливішим для практичних цілей є групування задач за економічним змістом вихідних показників. Таке групування є основою для виокремлення основних типів АРМ бухгалтера.

1. АРМ бухгалтера власності засновників.

2. АРМ бухгалтера з обліку основних засобів.

3. АРМ бухгалтера з обліку матеріальних цінностей.

4. АРМ бухгалтера з обліку праці і заробітної плати.

5. АРМ бухгалтера з обліку затрат на виробництво.

6. АРМ бухгалтера з обліку продажу готової продукції, визначення доходів та фінансових результатів.

7. АРМ бухгалтера з обліку фінансово-розрахункових операцій.

8. АРМ бухгалтера зведеного обліку та складання звітності.

Кожному з перелічених АРМБ (комплексів задач) відповідає певний перелік задач. Визначаючи перелік задач, що мають бути розв’язані на АРМ бухгалтера, слід ураховувати фактори, які впливають на їх склад. Це технологічні та організаційні фактори, пов’язані з характером виробництва, із суміжними завданнями та з методичними варіантами розв’язування самих задач бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. При цьому можливі різноманітні варіанти розподілу задач між бухгалтерією і підрозділами.

Інформаційні взаємозв’язки задач обліку, контролю та аналізу з іншими підсистемами автоматизованої системи управління підприємства здійснюються згідно з такими правилами:

• використання взаємної інформації;

• спорідненість окремих джерел інформації;

• спорідненість окремих первинних носіїв інформації;

• єдність системи кодування інформації;

• наявність зворотного зв’язку;

• єдність системи показників.

Обліковий процес в умовах використання АРМБ характеризується як ланцюжок взаємопов’язаних робочих місць — бухгалтера, а також працівників, пов’язаних з організацією бухгалтерського обліку. Автоматизація послідовності розв’язування задач забезпечує чітку організацію технологічного процесу, дає змогу уникнути повторного виконання окремих кроків. Важливим під час автоматизації бухгалтерського обліку є формування облікових функцій для певного переліку задач, розв’язуваних на АРМБ.

На підприємствах доводиться іноді формувати АРМБ за комплексами, які охоплюють топологічні задачі (облік основних засобів, облік матеріальних цінностей і т. ін.), або за певними функціональними задачами (нарахування відрядної заробітної плати, облік касових операцій і т. ін.), або за окремими функціями (оформлення первинного документа, формування певних значень первинного обліку і т. ін.).

Для цього формуються облікові модулі так, аби можна було змоделювати обліковий процес з урахуванням використовуваної обчислювальної техніки, наявного облікового персоналу, а також масштабів підприємства. В інформаційній системі в разі потреби формують облікові станції, які обслуговують кілька комплексів задач (АРМБ) або кілька облікових функцій. Маючи модульний набір облікових, контрольних і аналогічних задач, бухгалтер у разі потреби може сформувати їх в окремі АРМБ. Це забезпечує швидке орієнтування на певний об’єкт обліку і дає змогу гнучко реагувати на поточні зміни в структурі підприємства (скорочення або збільшення АРМБ), а також на зміни в обліковій політиці підприємства.

Програмні засоби мають орієнтуватися на об’єкт у будь-який момент і за будь-яких структурних модифікацій, що відбуваються на підприємстві. Облікові станції мають формуватися з урахуванням взаємозв’язку завдань, функцій і АРМБ в єдиному інформаційному обліковому процесі, що випливає із загальної інформаційної взаємоузгодженості окремих задач і комплексів задач. АРМБ для потреб управління за функціональним розподілом формуються за задачами (комплексами задач), поданими у вигляді окремих блоків.

Користувач облікової інформації виконує дві першочергові функції: інтерпретує облікову інформацію і використовує її. Від інших функцій управління бухгалтерський облік відрізняється своїми цілями, задачами і засобами вирішення. Це дає змогу, особливо коли йдеться про організацію АРМ бухгалтера, розмежувати різні функції обліку, щоб не дублювалося розв’язування одних і тих самих задач. Правильно сформувавши комплекси задач та окремі задачі з урахуванням їх взаємозв’язків, можна завдяки автоматизації розв’язувати облікові, контрольні й аналітичні задачі.

Функціональні задачі, взаємодіючі на інформаційній основі, утворюють цілком самостійну дисципліну про конкретні функції та завдання, у межах якої далі розвиваються організаційні аспекти останніх.

Лише за умови глибокого організаційного підходу вдається подолати консерватизм і негнучкість апарату бухгалтерії, нечіткий розподіл виконуваних обов’язків та дублювання в роботі, а отже, підвищити рівень організації праці бухгалтерів на підприємствах. Саме організаційний принцип дає змогу виявити шляхи вдосконалення обліку і в масштабі країни.