Главная Маркетинг Експертиза товарів - Коломієць Т.М.

Експертиза товарів - Коломієць Т.М.

Розділ 4. Організація проведення експертизи товарів

Ключові слова та поняття: заявка, наряд, завдання експертизи, комерційний акт, акт відбору проб, протокол випробувань, товаросупровідні документи, експертна оцінка, експертне дослідження, суцільна перевірка, вибіркова перевірка, відбір зразків, акт експертизи, протокольна частина акта, констатуюча частина, висновок експерта.

Правильна організація проведення експертизи товарів має велике значення для отримання достовірних і об'єктивних її результатів.

При плануванні проведення товарної експертизи визначають три етапи:

1. підготовчий,
2. основний,
3. заключний.

Кожному етапові характерні специфічні особливості, засоби, методи та способи, раціональний вибір яких передбачає успіх експертизи, її кінцевий результат. Через це доцільно розглянути кожний етап окремо.

4.1. Підготовчий етап

Експертні організації надають послуги з товарної експертизи за заявками організації на підставі:

1. договору встановленої форми;
2. довготривалої письмової заявки з гарантією замовника щодо створення умов для проведення експертиз і сплати витрат за надані послуги.

Перед початком проведення експертизи розглядаються підстави для її проведення, які і визначають мету та завдання експертизи. Після цього вибираються необхідні засоби та методи проведення експертизи.

На підготовчому етапі експертизи одержують документи про призначення товарної експертизи:

1. заявку на проведення експертизи, яка оформлюється замовником;
2. наряд на проведення експертизи (див. дод. 1).

Заявка на проведення експертизи подається постачальником, одержувачем товарів, транспортною організацією або призначається рішенням арбітражу, який розглядає позов по певній товарній партії.У заявці мають бути необхідні дані, на підставі яких правильно ідентифікується товар, а також його виробник, постачальник, одержувач, посередник, дати відправки та одержання, номери супроводжувальних документів. Крім того, замовник повинен визначити мету та завдання, які ставляться перед експертом. У заявці зазначаються дата та номер виклику експерта, а також дані про виклик постачальника, об'єм товарної партії та метод дослідження. Якщо при проведенні експертизи потрібно застосувати метод руйнуючого контролю, то в заявці повинна бути згода замовника на руйнування зразка товару в кількості, передбаченій НД. Доцільно, щоб замовник у заявці визначив найбільш зручні для нього дні та години з'явлення експерта, а також дав гарантію та вказав форму оплати усіх витрат на експертизу, включаючи витрати на відрядження, якщо експертиза відбувається в іншому населеному пункті. При безготівковому розрахунку зазначаються банківські реквізити.

Заявка повинна бути підписана керівником і головним бухгалтером. Підписи завіряються дійсною печаткою. Заявка може бути передана у письмовій і/чи усній формі. Письмова заявка може бути відіслана з кур'єром, поштою, телеграфом або з використанням засобів електронного зв'язку. Усна заявка передається телефоном як разова заявка із зазначенням конкретної мети завдань експертизи.

Обидві форми заявок можуть використовуватися для всіх видів товарів, але для продуктів, які швидко псуються, доцільніше передавати заявку телефоном, оскільки за такої форми передачі скорочується час між викликом і прибуттям експерта.

Незалежно від форми передачі заявки експерт не повинен розпочинати експертизу, якщо немає письмової заявки чи письмового підтвердження на проведення експертизи, а також коли наявні в них дані недостатні для проведення експертної оцінки. Це пояснюється тим, що на завершальному етапі можуть бути помилки через неправильно передану і сприйняту експертом інформацію, а також конфліктів між замовниками та експертами. У цьому випадку вирішити спір чи передбачити помилки допоможуть дані, зазначені у письмовій заявці.

При проведенні експертизи товарів, призначеній арбітрами або слідчими органами, до заявки мають бути додані рішення чи постанови, у заявці зазначається місце проведення експертизи, її вид (повторна чи комплексна), суб'єкти, які беруть участь в експертизі, стан товару та товарної партії (цілісність, наявність пломб), документи про вилучення проб, акти первинних експертиз, форма оплати і банківські реквізити платника. Заявка реєструється в експертній організації в "Журналі реєстрації документів проведення експертиз" або в комп'ютерній автоматизованій системі з наданням їй порядкового номера.

Другим документом про призначення експертизи є наряд на проведення експертизи. Наряд видається експертові і є документом, який підтверджує право експерта на проведення експертизи. Наряд видається керівником експертної організації, чи його заступником, чи уповноваженою особою. Наряд оформлюється на спеціальному бланкові та підписується керівником експертної організації. Підпис повинен бути завірений печаткою.

У наряді зазначається номер, дата надходження заявки, дата початку експертизи, організація-замовник, її адреса, телефон, прізвище та посада представників, які беруть участь у проведенні експертизи, його постачальник, а також завдання експертові, яке визначається метою та завданням експертизи. Наряду присвоюється номер, відповідний номеру в "Журналі реєстрації заявок".

Заявка та наряд є обов'язковими технічними документами підготовчого періоду. Перед виданням наряду керівництво експертної організації повинно встановити правоздатність проведення експертизи, зважаючи правила та норми, які регламентуються чинним законодавством. Наряд видається тоді, коли є підстави для проведення експертизи. За відсутності таких підстав або недоцільності проведення експертизи (наприклад, вартість експертизи є вищою вартості товару) керівництво експертної організації повинно мотивовано відмовити і наряд не виписувати. Виправлення у заявці та наряді зазвичай не допускаються.

Але, якщо такі все ж виправлення мають місце, то їх слід обумовити певним чином, інакше ці документи вважаютимуться недійсними.

Видачею наряду експертна організація підтверджує правоздатність призначення експерта. Для проведення товарної експертизи призначення експерта повинно здійснюватися в строки, погоджені із замовником (щодо товарів, які швидко псуються, - протягом 24 годин) Факт видачі наряду реєструється у журналі або інформація вводиться в комп'ютерну систему. Невиправдана затримка строків призначення експертизи, невиправдана затримка прибуття експертів може призвести до порушення строків прийому товарів за кількістю чи якістю, внаслідок чого результати експертизи будуть відхилені, а замовник понесе великі збитки.

Після закінчення експертизи на зворотному боці наряду проставляються години роботи експерта відповідно до умов оплати за експертні послуги. Зворотний бік завіряється представником замовника. Оформлений таким чином наряд експерт здає в експертну організацію.

Призначення експерта керівництво експертної організації здійснює з урахуванням кваліфікації та компетентності експерта; його незалежності від замовника; наявність у нього достатнього часу для ретельного проведення експертизи.

Призначаючи групи експертів, необхідно зважати на їхній досвід роботи в даній галузі експертизи, знання конкретних товарів, при цьому один з них призначається відповідальним. Якщо експерт не має достатнього досвіду роботи, то спочатку його слід включати в експертні групи з більш досвідченими експертами. Не варто також залучати до проведення самостійної експертизи конкретних товарів експертів, що не є спеціалістами з цих товарів.

На підготовчому етапі може бути проведений за необхідності інструктаж експертів. Особливо необхідний такий інструктаж перед проведенням експертизи товарів органолептичним, комплексним чи іншими експертними методами. При проведенні інструктажу вказуються мета та завдання конкретної експертизи, особливості засобів і методів, що застосовуються. Якщо при проведенні експертизи заповнюються анкети, дегустаційні листки чи інші форми опитування, то слід проінструктувати експертів щодо правильного їхнього заповнення, яке сприятиме уникненню багатьох технічних помилок.

Особливої уваги варто приділити оформленню завершальних результатів експертизи (актів експертизи чи висновків експерта). Нажаль, іноді цю частину усного інструктажу підміняють показом раніше складених актів і висновків. Однак навіть правильно оформлені акти відображають лише результати конкретної експертизи, але вони не призначені для узагальненого аналізу всього різноманіття можливих результатів. Через це усний інструктаж керівника експертної групи чи більш досвідченого експерта з аналізом типових, раніше допущених помилок дуже важливий, особливо для експертів-почат-ківців. Інструктаж не є обов'язковим у підготовчий період. Для досвідчених експертів щоденний інструктаж перед проведенням експертизи з якості почасти і не потрібен. Достатньо періодично проводити такий інструктаж, аналізуючи типові помилки. Проте іноді інструктаж є необхідним, бо без нього можливі грубі огріхи через технічні помилки, незнання експертами конкретного об'єкта тощо. Наприклад, при експертизі нових товарів, визначенні коефіцієнтів вагомості тощо.

На підготовчому етапі визначаються взаємостосунки експерта та замовника експертизи. Експерт, одержавши призначення на проведення експертизи, повинен із замовником погодити дату експертизи. Звичайно це робиться по телефону. За відсутності у замовника телефону використовуються інші форми зв'язку (поштові чи телеграфні повідомлення, факси тощо). Іноді замовник просить відкласти експертизу на декілька днів. У такому випадку він повинен повідомити експерта письмовим мотивованим проханням. Експерт, у свою чергу, повинен доповісти про зміну строків експертизи керівництву експертної організації чи керівникові експертної групи.

Замовник експертизи на підготовчому етапі повинен: - призначити для участі в експертизі своїх представників (не менше двох), компетентних щодо експертизи товарів та уповноважених підписувати констатуючу частину акта експертизи.

1. якщо товар підлягає огляду митною і/чи карантинною службами, то має бути забезпечена присутність представників цих служб, а при необхідності то і присутність представників виробника чи постачальника;
2. подати за необхідності зразок-еталон, з яким експерт повинен ознайомитися, перевіривши його оформлення;
3. підготувати робоче місце для експерта і необхідні для проведення експертизи засоби (нормативні та технічні документи, устаткування, робочі та перевірені засоби виміру тощо). Підготувати товар на експертизу (наприклад, провести сортування за партіями, а за необхідності - за сортами, розмірами);
4. забезпечити вільний доступ до товарів; виділити підсобних робітників для здійснення допоміжних операцій, необхідних під час проведення експертної оцінки (переміщення товару, розкриття ящиків, розсортування тощо);
5. забезпечити дотримання техніки безпеки при проведенні експертизи та особистої безпеки експерта.

Експерт на підготовчому етапі повинен ознайомитися з нормативними документам (стандартами, ТУ, інструкціями тощо), згідно з якими повинна здійснюватися експертиза.